En la Notaría Tercera del Círculo de Sogamoso Boyacá, nos comprometemos por solucionar las diferentes inquietudes de la ciudadanía, situaciones de necesidades cotidianas, desde la expedición a de un registro civil hasta el desarrollo de una escritura, desde el primer momento de atención al usuario, garantizando una satisfacción inmediata y el retorno de los mismos a nuestra instalación, lo cual es nuestra mayor satisfacción, poder servir a la comunidad.
El equipo de trabajo tiene clara la información sobre los procesos a seguir, lo que conlleva a buenos resultados reflejados en el Informe estadístico Notarial; como aumento de escrituras, biometrías, autenticaciones , declaraciones, conciliaciones , apoyos a personas en situación de discapacidad, etc. dando respuesta oportuna y satisfactoria a nuestros usuarios y por supuesto a nuestro ente vigilador Superintendencia de Notariado y Registro, quien ejerce la vigilancia y velar por el cumplimiento de un buen servicio prestado a la ciudadanía de la manera correcta como lo indica la ley.
1.- PROCESO DE SELECCIÓN DE PLANTA FÍSICA
Es importante que el Notario, trabajadores y en especial nuestros usuarios, se sientan cómodos en el sitio de prestación del servicio . El local cuenta con suficiente área de desplazamiento para los usuarios. Cuenta con una batería de baño al servicio del público, debidamente adecuado para personas en situación de discapacidad, acorde a la ley 1618 de 2013, art 14 numeral 6.
En la entrada de la Edifificio Meditropolis I, permite el acceso de perros guía, sillas de ruedas, bastones, rampa de acceso y demás elementos o ayudas necesarias, por parte de los usuarios, que presenten dificultad o limitación para su movilidad y desplazamiento al ingresar a la notaria.
Se dispone de sistemas de guía de braille e información para las personas invidentes o con visión disminuida que facilite y agilice su desplazamiento seguro y efectivo.
VERIFICACION LOCAL
- La Notaria Tercera del Circulo de Sogamoso, está ubicada en la Carrera 11 # 14 -14, oficina 202, del Municipio de Sogamoso, Boyacá, en la zona céntrica, y con fácil visibilidad y acceso al público.
- El local oficina cuenta con excelentes condiciones de presentación y comodidad para los usuarios del servicio, dando cumplimiento al Decreto 960 de 1070 art 159.
- Su archivo cuenta con seguridad, organizado y dotado con sus respectivo extintor para incendios. Los tomos del protocolo, están ubicados debidamente, cocidos y encuadernados, presentando la mayor seguridad de integridad y conservación, tanto en aireación y alejado de animales roedores que puedan perjudicar la integridad de los mismos tomos, al final de cada uno de ellos se encuentra la nota de clausura, dando cumplimiento al Decreto 960 de 1970 art 108, art 113.
- El local posee buena ventilación, e iluminación
- Cuenta con excelente iluminación natural y en paneles de luz led.
- Área de cartelera de edictos.
- Área de atención al usuario, jefe de personal, con su respectivo aviso.
- Área de ventanilla de atención preferencial, en Biometría y Autenticaciones, con su respectivo aviso, a fin de atender de manera prioritaria personas en situación de discapacidad, dando cumplimiento a la ley 1618 de 2013 art 14, numeral 7, ley 1275 de 2009, art 1; en relación con el enanismo.
- Área de caja, con su respectivo aviso.
- Ventanilla área de biometría y autenticaciones, con su respectivo aviso.
- Área de despacho Notarial, con su respectivo aviso.
- Área de asistencia de Notaria con ventanilla de atención preferencial, con su respectivo aviso. ley 1618 de 2013 art 14, numeral 7 – ley 1275 de 2009, art 1; en relación con el enanismo u otro aspecto que dificulte la atención al usuario.
- Área de escrituración y todo el tema de escrituras publicas
- Área fotocopiado y digitalización de escrituras y documentos para utilizarse en los procesos de Boleta fiscal (Generación Boleta Fiscal- REL Radicación Electrónica).
- Área de sala de espera o descanso que dispone de espacios para los usuarios en silla de ruedas, y permite su permanencia, sin obstruir las zonas de circulación.
- Área de cartelera de publicaciones, con su respectivo aviso.
- Área de registro civil y declaraciones extraprocesales, con su respectivo aviso
- Área de sistemas donde reposa el SERVIDOR Configuración de red y copias de seguridad.
2.- PROCESO DE SELECCIÓN DE PERSONAL
El éxito de cualquier organización depende de la calidad del personal electo para el trabajo. Por lo tanto, el procedimiento de selección es una de las más importantes para la gestión de nuestra entidad .
Pasos para un proceso de selección de personal efectivo
En el proceso de reclutamiento y selección de personal, es establecer los parámetros a través del perfil, con el fin de que el candidato cumpla con los requisitos mínimos para desempeñar el cargo.
2.1. Comunicar a los nuevos trabajadores de las funciones que deben realizar como parte de su trabajo y servir de guía durante la inducción al cargo.
2.2. Proporcionar a los trabajadores de la NOTARÍA TERCERA DE SOGAMOSO BOYACÁ, un instrumento formal de trabajo y orientación hacía un nivel de desarrollo óptimo en sus funciones y actividades diarias, con el fin de ofrecer un servicio eficiente y de calidad contribuyendo a la satisfacción de las necesidades y expectativas de nuestros clientes.
2.3. Analizar y mejorar la estructura organizacional de la NOTARÍA TERCERA DE SOGAMOSO BOYACÁ, fortaleciendo los canales de comunicación e información entre las personas que la integran.
2.4. Comunicar a los trabajadores las responsabilidades dentro del SG-SST para los cargos cuya actuación tengan injerencia directa sobre la gestión de seguridad y salud y a lo largo de todos los niveles jerárquicos.
3.- PROCESO DE SELECCIÓN DE HERRAMIENTAS EN EL TRABAJO
La descripción y análisis de los cargos promueve efectividad y competitividad de la NOTARÍA TERCERA DE SOGAMOSO BOYACÁ, ya que implica una relación directa con el Talento Humano que en definitiva es la base para el desarrollo de cualquier organización.
La descripción de cargos es la fuente de información básica para los empleados y las unidades de trabajo de la notaría, porque contribuye en la planeación de personal, a nivel de reclutamiento, selección, inducción, capacitación y el aseguramiento de la asignación completa de responsabilidades, la administración a nivel de la estructura organizacional, y además brinda información confiable a nivel de operaciones con la distribución de la planta.
NOTARIO(A)
- INFORMACIÓN GENERAL
Nombre del cargo:
NOTARIO(A)
Nivel:
Administrativo
Proceso:
Dirección
Jefe Inmediato:
Ninguno
Personal a cargo:
Asesor, Ingeniero de Sistemas, Auxiliares Administrativos - OBJETIVOS DEL CARGO
Ejercer el notariado, el cual es un servicio público que implica el ejercicio de la fe notarial, la cual otorga plena autenticidad a las declaraciones emitidas ante notario y a lo que este exprese respecto de los hechos percibidos por el ejercicio de sus funciones, en los casos y con los requisitos que la ley establece. - FUNCIONES DEL CARGO
3.1 Cumplir con las funciones propias del notariado, estipuladas en el decreto 960 de 1.970, titulo 1, capítulo único, artículo 3 y las demás que le señalen la Legislación Colombiana.
Responsabilidades frente al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
3.2 Suministrar los recursos humanos, físicos y financieros necesarios para el desarrollo de las actividades del SG-SST, teniendo en cuenta la legislación vigente, los riesgos y el número de trabajadores expuestos.
3.3 Formular, divulgar y asumir una política explícita del sistema de seguridad y salud en el trabajo que considere conveniente para la Empresa.
3.4 Asignar y comunicar responsabilidades a los trabajadores en seguridad y salud en el trabajo dentro del marco de sus funciones.
3.5 Garantizar la consulta y participación de los trabajadores en la identificación de los peligros y control de los riesgos, así como la participación a través del comité o vigía de SST.
3.6 Garantizar la supervisión de la seguridad y salud en el trabajo.
3.7 Evaluar por lo menos una vez al año la gestión de la SST.
INGENIERO DE SISTEMAS 1. INFORMACIÓN GENERAL
Nombre del cargo:
INGENIERO DE SISTEMAS
Nivel:
Administrativo
Proceso:
Apoyo
Jefe Inmediato:
Notario (a)
Personal a cargo:
Ninguno
- OBJETIVOS DEL CARGO
Asesorar al NOTARIO en la formulación, coordinación y ejecución de las políticas y planes generales de la Notaría a fin de garantizar la prestación del servicio público notarial.
Realizar los informes requeridos por el Notario (a) para ser presentados a la Entidades que los requieran.
Mantener en buen estado el hardware y software de la Notaría - FUNCIONES DEL CARGO
3.1 Realizar pagos mensuales del sistema de seguridad social, teniendo en cuenta las novedades que se presenten en el mes.
3.2 Realizar los informes para los correspondientes pagos de retención, IVA, Superintendencia de Notariado, Fondo de Notariado, Administración de Justicia, Registro Civil y otros que se presenten en la Notaría.
3.3 Realizar informes correspondientes a la UIAF en cuanto a RON y ROS.
3.4 Organizar diariamente los informes para rendir información exógena.
3.5 Mantener actualizado el sistema SIN en cuanto a las tarifas, normas que lo modifiquen, adiciones y complementen.
3.6 Imprimir mensualmente el libro de relación de escrituras.
3.7 Imprimir y mantener actualizado el libro índice de la Notaría.
3.8 Presentar de manera oportuna el informe de conciliaciones.
3.9 Presentar de manera oportuna el informe diario de escrituración a las oficinas de Registro de Instrumentos públicos.
3.10 Presentar de manera oportuna informe de sucesiones.
3.11 Alimentar el sistema diariamente de escrituración e imprimirlo diariamente para su revisión.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 1. INFORMACIÓN GENERAL
Nombre del cargo:
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Nivel:
Administrativo
Proceso:
Prestación del Servicio
Jefe Inmediato:
Notario (a)
Personal a cargo:
Ninguno
- OBJETIVOS DEL CARGO
2.1 Realizar la digitación de las escrituras de manera ágil y correcta.
2.2 Llevar a buen término y de manera ágil el proceso de escrituración.
2.3 Atender gentilmente al usuario y suministrar la información correcta generando satisfacción con el servicio de la notaría realizando los trámites para autenticación y reconocimiento de firmas.
2.4 Prestar el servicio de copias de los documentos requeridos por los usuarios.
2.5 Recibir y custodiar los ingresos por los servicios que presta la notaría.
2.6 Realizar actividades de apoyo en labores de mensajería siendo efectiva en las diligencias encomendadas. - FUNCIONES DEL CARGO
3.1 Recibir los documentos para la elaboración de escrituras y revisarlos que estén completos y correctos.
3.2 Registrar en el software notarial la información del cliente y el tipo de acto que va a realizar.
3.3 Realizar la correspondiente liquidación y factura de la escritura.
3.4 Legalización de la escritura y almacenamiento de las facturas de escrituras y certificados de retención generados en el día.
3.5 Elaborar cada fin de mes las cuentas de cobro correspondiente a dicho periodo.
3.6 Digitar la escritura.
3.7 Leer, tomar firmas y huellas del cliente de la correspondiente escritura.
3.8 Informar y entregar cotizaciones al cliente de los actos notariales.